Bezpieczna archiwizacja i niszczenie dokumentów w firmie

 

Dokumenty w przedsiębiorstwie powinny być w odpowiedni sposób archiwizowane. Dbałość o bezpieczeństwo danych jest kluczową kwestią, która wynika nie tylko z przepisów prawnych, takich jak klauzula poufności, ale również chodzi w tym przypadku o ochronę ich przed uszkodzeniem.

 

Ochrona dokumentów w firmie

 

Przed przystąpieniem do archiwizacji najpierw należy dokonać selekcji dokumentów. Chodzi o zaklasyfikowanie ich do kategorii, które na dalszych etapach znacznie usprawnią cały proces oraz ułatwią niszczenie dokumentów. Segregacja, zapakowanie i zabezpieczenie pozwalają na prawidłowe przechowywanie dokumentów przez określony ustawowo czas. Konieczne jest również sporządzenie wykazu akt, który będzie zawierał klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności danego przedsiębiorstwa. Podział na grupy ze względu na przydatność oraz kategorie rzeczowe polega na nadawaniu im symboli zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami.

 

Delegowanie archiwizacji

 

Obecnie coraz popularniejsze jest nawiązywanie współpracy z podmiotem, który specjalizuje się w usługach związanych z archiwizacją dokumentacji. Firmy takie zajmują się nie tylko porządkowaniem danych, ale również bezpiecznym ich niszczeniem, ewentualnym recyklingiem, jak również przechowywaniem ich w specjalistycznych archiwach. Wiele dokumentów musi być przechowywana w odpowiedni sposób. Dzięki takim rozwiązaniom można mieć pewność, że dokumenty będą archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

Dokumentacja niearchiwalna

 

Dokumenty nie podlegające wymogom archiwizacji również mają wartość i należy je przechowywać przez określony czas. Czas ten liczy się w pełnych latach kalendarzowych począwszy od pierwszego dnia roku następującego po zakończeniu sprawy, jakiej dany dokument dotyczył. Po upływie tego czasu możliwe jest zniszczenie takich danych i dokumentów.

 

Prawidłowa ochrona treści gromadzonych w przedsiębiorstwie dokumentów jest bardzo istotna nie tylko z prawnego punktu widzenia, takie działanie wpływa również na wizerunek firmy, która wówczas zyskuje opinię rzetelnej i godnej zaufania. Ważne jest, aby archiwum było chronione nie tylko przed dostępem osób nieupoważnionych, ale również przed potencjalnym uszkodzeniem czy zniszczeniem.

 

Dodaj komentarz

+ 36 = 44