Wyjazd służbowy – o czym pamiętać i jak się przygotować?

Delegacja jest podróżą o charakterze formalnym. Należy pamiętać, że osoba będąca w delegacji wykonuje zadania zawodowe związane z zakresem obowiązków. Bardzo ważne jest to, aby reprezentować firmę jak najlepiej. Pobyt w innym mieście, a czasem nawet kraju, generuje stres, który jest podsycany nowymi okolicznościami i spotkaniami. Aby zminimalizować poczucie dyskomfortu, zachować pełen profesjonalizm i uniknąć nieprzyjemnych komplikacji, trzeba odpowiednio wcześniej skrupulatnie przygotować się do delegacji.

 

Rezerwacja noclegu

 

Organizacja kwestii dotyczących zakwaterowania w hotelu powinna zostać przeprowadzona z dużym wyprzedzeniem – o ile pozwala na to sytuacja i decyzja o wyjeździe nie zapadła w przeciągu tygodnia. Bez względu na sytuację konieczne jest zarezerwowanie pokoju. Apartamenty w centrum miasta, do którego się udajemy, będą dobrym rozwiązaniem, szczególnie gdy zaplanowanych jest wiele spotkań, które będą się odbywały np. w restauracjach. Centrum jest dobrym miejscem również z tego względu, że to najlepiej skomunikowana z resztą miejscowości część. To szczególnie dobry wybór jeśli nie podróżujemy samochodem.

 

Zrób listy

 

Dobrym pomysłem w czasie przygotowań do delegacji jest zrobienie dwóch list: służbowej i prywatnej. Rozdzielenie obowiązków oraz rzeczy, które musimy ze sobą zabrać pomoże uporządkować pakowanie. Na służbowym spisie nie powinno zabraknąć m. in.: dokumentów i materiałów niezbędnych np. do poprowadzenia prezentacji, sprzętów elektronicznych (z zasilaczami i ładowarkami), powerbanku i wizytówek. Ważne też jest aby zabezpieczyć się na wypadek zgubienia laptopa ze wszystkimi danymi, najlepiej zapisać je w pamięci zewnętrznej lub w tzw. chmurze. Na liście muszą znaleźć się również przypomnienia dotyczące zabrania ze sobą biletów i dokumentów rezerwacyjnych. Jeżeli są one w formie elektronicznej, na wszelki wypadek lepiej mieć je również w postaci wydruku – w razie rozładowania lub uszkodzenia telefonu.

 

Lista prywatna to spis zawierający:

  • Ubrania – nawet jeżeli w czasie delegacji musimy uczestniczyć tylko w jednym oficjalnym spotkaniu, warto mieć zapasowy strój wizytowy. Ubrania w walizce z pewnością się pogniotą, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest uzyskanie informacji czy w hotelu można wypożyczyć żelazko.
  • Przybory toaletowe oraz wszystko to, co standardowo zabieramy ze sobą w podróż.

 

W osobnym dokumencie lub w telefonie warto mieć również plan podróży – spis godzin odjazdów/odlotów pociągów/samolotów, rozpoczęcia spotkań oraz szczegółów dojazdu w dane miejsce, a także dane kontaktowe osób, z którymi mamy się spotkać. Ważne jeszcze jest, aby pamiętać, że w przypadku podróży samolotem bagaż podręczny nie może przekroczyć gabarytów określonych przez daną linię lotniczą.

 

Podróż służbowa to wyjątkowa okoliczność, w której cały czas należy pamiętać, że jest się reprezentantem firmy. Niemniej, po wszystkich oficjalnych spotkaniach, jeżeli czas na to pozwoli, warto zwiedzić miasto, w którym się jest. Do tego też można się przygotować, wyszukując wcześniej atrakcje i miejsca warte zobaczenia.

Dodaj komentarz

33 − 27 =